Algemene voorwaarden

• Vlot.AI: de opdrachtnemer, met de gegevens hieronder.
• Opdrachtgever: de onderneming of organisatie die Vlot.AI een opdracht geeft.
• Opdracht: de afspraak waarin Vlot.AI diensten levert, zoals advies, een AI-scan, het bouwen van automatiseringen, AI-assistenten, koppelingen of software op maat, beheer en trainingen.
• Resultaat: alles wat Vlot.AI binnen de opdracht maakt en oplevert, zoals software, configuraties, prompts, documentatie en trainingsmateriaal.

Naam

Vlot.AI B.V. i.o.

E-mail

hallo@vlot.ai

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van Vlot.AI. Onze diensten zijn bedoeld voor ondernemers en organisaties, niet voor consumenten.

Afwijkingen gelden alleen als we ze schriftelijk (ook per e-mail) hebben afgesproken. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing. Is een bepaling ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gewoon gelden en vervangen we die bepaling door een geldige die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

Offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld. De opdracht komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte schriftelijk of per e-mail accepteert, of zodra Vlot.AI met instemming van de opdrachtgever met het werk begint. Een kennismakingsgesprek is vrijblijvend en kosteloos.

Vlot.AI voert de opdracht zo goed mogelijk uit, met de zorg die van een deskundige dienstverlener verwacht mag worden. Het gaat om een inspanningsverplichting, tenzij uitdrukkelijk een resultaat is toegezegd. Genoemde termijnen zijn een inschatting en geen fatale termijnen.

Vlot.AI mag voor de uitvoering derden inschakelen, waaronder leveranciers van AI-modellen, hosting en software.

De opdrachtgever zorgt er tijdig voor dat Vlot.AI:

• de informatie, gegevens en toegang krijgt die nodig zijn (zoals accounts, API-sleutels en testgegevens)
• kan rekenen op een vast aanspreekpunt dat meedenkt en beslissingen kan nemen
• werkt met software en abonnementen waarvoor de opdrachtgever zelf de licenties heeft

Vertraging of extra werk doordat dit niet (op tijd) gebeurt, mag Vlot.AI in rekening brengen.

Onze oplossingen maken gebruik van AI-modellen van derden. AI kan fouten maken, onvolledig zijn of anders reageren dan verwacht. Daarom geldt:

• Vlot.AI richt oplossingen zo in dat de kans op fouten zo klein mogelijk is, maar kan niet garanderen dat de uitkomsten van AI altijd juist zijn.
• De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor beslissingen die op basis van AI-uitkomsten worden genomen, en voor controle waar dat nodig is (bijvoorbeeld bij financiële, juridische of klantgerichte uitkomsten).
• Op het gebruik van AI-modellen en andere diensten van derden zijn ook de voorwaarden van die partijen van toepassing. Wijzigen zij hun dienst, prijzen of voorwaarden, dan kan dat gevolgen hebben voor de oplossing; Vlot.AI overlegt dan met de opdrachtgever over aanpassingen.
• De opdrachtgever zorgt ervoor dat het gebruik van de oplossing past binnen de wet- en regelgeving die voor zijn organisatie geldt, waaronder de AVG en de Europese AI-verordening.

Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw. Werk op basis van uren factureren we op basis van de werkelijk bestede tijd; vaste prijzen staan in de offerte. Kosten van derden, zoals abonnementen, gebruikskosten van AI-modellen en hosting, komen voor rekening van de opdrachtgever, tenzij anders afgesproken.

Facturen betaal je binnen 14 dagen na factuurdatum. Bij te late betaling is de opdrachtgever zonder aanmaning in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd. Vlot.AI mag het werk opschorten totdat openstaande facturen zijn betaald. Doorlopende diensten (zoals beheer) worden vooraf per maand of per jaar gefactureerd; Vlot.AI mag de tarieven jaarlijks indexeren.

Na oplevering heeft de opdrachtgever 10 werkdagen om het resultaat te testen en eventuele gebreken gemotiveerd te melden. Daarna, of zodra het resultaat in gebruik wordt genomen, geldt het als geaccepteerd. Gemelde gebreken die binnen de afspraken vallen, herstelt Vlot.AI zonder extra kosten.

Wensen die buiten de offerte vallen zijn meerwerk. Vlot.AI meldt meerwerk vooraf en voert het pas uit na akkoord van de opdrachtgever.

Zodra alle facturen voor de opdracht zijn betaald, krijgt de opdrachtgever een onbeperkt en eeuwigdurend gebruiksrecht op het resultaat voor zijn eigen organisatie. Software die specifiek voor de opdrachtgever is gemaakt, mag hij ook laten aanpassen door anderen.

Vlot.AI blijft eigenaar van algemene kennis, methodes, herbruikbare onderdelen, eigen tools (zoals Vlotte Tools) en trainingsmateriaal, en mag die ook voor anderen blijven gebruiken. Trainingsmateriaal mag de opdrachtgever intern gebruiken, maar niet doorverkopen of openbaar maken.

Annuleren of verplaatsen van een training of workshop kan kosteloos tot 14 dagen vooraf. Daarna geldt:

• tussen 14 en 7 dagen vooraf: 50% van de prijs
• binnen 7 dagen vooraf: 100% van de prijs

Een deelnemer vervangen door een collega mag altijd. Vlot.AI mag een training bij ziekte of overmacht verplaatsen; we zoeken dan samen een nieuwe datum.

Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na afloop van de opdracht. Vlot.AI mag de naam van de opdrachtgever en een algemene beschrijving van het werk als referentie noemen, tenzij de opdrachtgever daar bezwaar tegen maakt.

Verwerkt Vlot.AI persoonsgegevens voor de opdrachtgever, dan sluiten we een verwerkersovereenkomst. Hoe we omgaan met gegevens via onze eigen website lees je in ons privacybeleid.

De aansprakelijkheid van Vlot.AI is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat voor de opdracht is gefactureerd in de 6 maanden voordat de schade ontstond, met een maximum van het bedrag dat de verzekering van Vlot.AI in dat geval uitkeert.

Vlot.AI is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens of schade door bedrijfsstagnatie, en ook niet voor schade door fouten in uitkomsten van AI-modellen of door storingen bij diensten van derden.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Vlot.AI. Een claim moet binnen 12 maanden nadat de opdrachtgever de schade ontdekte schriftelijk zijn gemeld.

Bij overmacht hoeft Vlot.AI zijn verplichtingen niet na te komen zolang de overmacht duurt. Onder overmacht valt ook een storing of het wegvallen van diensten van derden, zoals AI-modellen, hosting en internet. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de opdracht beëindigen; wat al is geleverd, wordt naar verhouding gefactureerd.

Een projectopdracht eindigt na oplevering. Doorlopende diensten zoals beheer lopen voor onbepaalde tijd, tenzij anders afgesproken, en zijn met een opzegtermijn van 1 maand tegen het einde van een maand op te zeggen.

Beide partijen mogen de opdracht direct beëindigen als de ander failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt of na een schriftelijke ingebrekestelling zijn verplichtingen niet nakomt. Al verrichte werkzaamheden blijven verschuldigd.

Op alle opdrachten is Nederlands recht van toepassing. We proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan is de bevoegde rechter in het arrondissement waar Vlot.AI gevestigd is bevoegd.