Diensten
Dienst
Documenten automatisch verwerken met AI
Facturen, bonnen, cv’s en formulieren automatisch uitgelezen en klaargezet.
Bijgewerkt op
Wat is documentverwerking met AI?
Documentverwerking met AI is het automatisch uitlezen, controleren en doorzetten van documenten zoals facturen, bonnen, vrachtbrieven, cv’s en formulieren. AI herkent de juiste gegevens, ook als elk document er anders uitziet, en zet ze in het juiste systeem. Vlot.AI bouwt dit zo dat je team alleen afwijkingen hoeft te controleren.
Herken je dit?
- Gegevens uit pdf’s en scans worden met de hand overgetypt
- Elk document ziet er anders uit, dus vaste sjablonen werken niet
- Fouten bij het overtypen komen pas later aan het licht
- Stapels documenten blijven liggen tot iemand tijd heeft
Wat we voor je bouwen
Geen groot IT-project, maar oplossingen die aansluiten op hoe jullie nu al werken.
Uitlezen van elk formaat
Pdf, scan, foto of mailbijlage: AI haalt de gegevens eruit die je nodig hebt.
Controleren en aanvullen
Bedragen, data en relaties worden gecontroleerd tegen je eigen gegevens. Afwijkingen worden gemarkeerd.
Klaarzetten in je systeem
De gegevens komen direct in je boekhouding, ERP, ATS of dossier, klaar om goed te keuren.
Archiveren en terugvinden
Documenten worden netjes opgeslagen en zijn later op inhoud terug te vinden.
Voorbeelden uit de praktijk
- Inkoopfacturen en bonnen klaarzetten in de boekhouding
- Cv’s uitlezen en gestructureerd in het recruitmentsysteem zetten
- Vrachtbrieven en afleverbewijzen verwerken
- Aanmeldformulieren omzetten naar een compleet dossier
Wat het oplevert
- Geen overtypwerk meer
- Minder fouten door automatische controles
- Documenten zijn dezelfde dag verwerkt
- Alles op één plek terug te vinden
Benieuwd wat Documenten verwerken voor jullie kan doen?
In een vrijblijvend gesprek kijken we samen waar de meeste tijdwinst zit.
Zo pakken we het aan
- 1
AI-scan
We brengen in kaart waar jullie de meeste tijd verliezen en waar AI het meest oplevert, met een vaste prijs voor de bouw.
- 2
Bouwen & testen
Binnen enkele weken een werkende oplossing, getest met jullie eigen team en jullie eigen gegevens.
- 3
Beheer & uitbreiden
We houden het draaiend, meten het resultaat en bouwen verder waar het loont.
Werkt met de tools die je al gebruikt
Staat jouw pakket er niet tussen? Via een API kunnen we met de meeste software koppelen.
Veelgestelde vragen
Werkt het ook met slecht gescande documenten?
Meestal wel. AI kan ook foto’s en scans lezen. Is een document echt onleesbaar, dan wordt het gemarkeerd voor een collega in plaats van verkeerd verwerkt.
Moeten we sjablonen per leverancier maken?
Nee. Dat is juist het verschil met oudere OCR-oplossingen: AI begrijpt de inhoud, ook als elk document een andere opmaak heeft.
Met welke boekhoudpakketten werkt het?
Met de meeste pakketten die een koppeling (API) hebben, zoals Exact Online, Twinfield en Moneybird. Werk je met iets anders, dan kijken we wat er mogelijk is.
Gerelateerde diensten
Klaar om tijd te besparen?
Plan een kennismaking of begin met een AI-scan. Je weet vooraf wat het oplevert en wat het kost.